供应部职能职责

供应部职能职责

物资采购管理制度

第一章 总 则

第一条 为规范物资采购行为，防范采购风险，发挥规模采购优势，提高企业经济效益，

根据吉煤集团有关规定，结合公司实际情况，制订本制度。

第二条 物资采购业务由供应部负责，严格按照采购业务流程进行运作，按照采购预算

进行控制。

第三条 物资采购的基本原则

一、

二、

三、 以最少的投入满足生产经营需求。 按照“及时快捷、比质比价”的原则，组织订货与采购。 计划和预算控制原则。

第四条 合格供方的选择与评价按照质量管理体系中采购质量控制的有关具体规定执

行。供方的否决条件如下：

１、

２、

３、 直接生产厂商未通过质量体系认证的。 不具备法人资格，无合格营业执照的。 各级经营管理者及其亲属持有股权或以其他方式在该供应厂商享有利益的。

第二章 组织领导与职责分工

第五条 成立物资采购领导小组

组 长：主管采购副总经理

成 员：供应部、生产部、技术部等部门负责人。

物资采购领导小组主要职责：

一、审议并通过物资采购管理制度。

二、审议并通过年度物资采购计划及预算。

三、审议、决定、批准采购工作的重大事项。

第六条 物资采购的职能部门为生产部，其具体职责如下：

一、 按时编制年度、月度物资采购计划。

二、 根据公司批准的采购计划及公司生产经营需求，保证按质、按量、按时、齐备成套、

经济合理地采购全公司生产经营所需物资。

三、组织编制采购计划。根据生产经营实际组织调度资金分配，做好有限资金的有效使

用，保证生产经营正常运转，

四、密切注视市场动态，适时收集市场价格信息，按照询价、比价、定价以及物质的性

价比四要素建立物资价格体系，对采购物资价格进行全方位监控。

五、多渠道降低采购成本，在保证质量要求的前提下，实现低价位采购。

六、适时监控并调整材料库存结构，根据历史消耗，依据不同材料，选择适当的储备方

式，减少资金占用。

七、按照质量管理体系文件的有关规定，做好合格供方的选择及年度评价，按照职责分

工完成供应厂商质量保证能力、业绩及资信的调查及有关评审确认工作。

八、负责组织实施物资采购，按照合同管理的有关规定，完成订货合同的签订工作，跟

踪合同执行情况，办理物资入库与业务往来帐手续。

九、负责组织招标采购，按照公司招标采购的有关规定，完成招标采购全过程的管理工

作。

十、监督物资合理使用，广泛开展节约活动，降低成本。

十一、负责物资统计管理工作。

第三章 集中采购物资范围

第七条 钢材类、有色金属、金属制品、配套及辅料物资、工具工装。

第八条 计量检测器具、计算机备件、消防器材、外购包装物等。

第九条 成套设备。

第四章 物资采购计划

第十条 采购计划编制依据

一、年度综合经营计划指标，上年度经营计划指标完成情况

二、生产部编制的生产滚动计划、月度生产作业计划和临时计划调整单。

三、技术部、技术部提供的如下资料：

1、各种产品零件工艺消耗定额，生产产品有关的各类技术标准。

2、单台产品明细表、汇总及相关图纸、特殊要求、产品配套及外购、外制件明细表、

新产品试制所需材料及配套件明细计划。

四、上年度物资采购及消耗情况。

五、工具、工装计划、安环措施、劳动用品、临时维修等物资需求。

六、生产部编制的能源消耗（煤、油）定额。

七、生产部各类物资库存资源。

八、市场价格预测、询价、比价、选价。

第十一条 物资采购计划分年度采购计划和月度采购计划，实行分类提报、集中编制的

管理方式。

一、 年度采购计划

(一) 、各物资使用和归口管理单位，按照职能分工分别负责职责范围内物资采购计划的

编制。公司主管领导批准后，将物资采购计划报送供应部。

(二) 、供应部依据采购计划编制依据，提出年度生产及维修原辅材料采购计划，对各单

位提报的年度物资采购计划，进行审核，整理、分类、汇总，结合现有库存资源及不同物资

的合理储备量，编制公司年度物资采购计划，经公司主管领导批准后报公司审核。

(三) 、公司领导对年度物资采购计划审核后由供应部实施。

二、月度采购计划 供应部依据物资采购计划编制依据，编制各类物资月度采购计划，不在年度采购计划范

围内的月度采购计划须经公司主管领导审批后执行。

第十二条 供应部根据生产经营实际及物资市场供求行情，合理控制各类物资库存结

构，以最低的资金占用保证生产经营物资需求。根据需要，供应部每年至少提出一次积压物

资明细及积压原因说明，上报公司领导及有关部门。

第五章 采购价格管理

第十三条 物资采购价格分为招标采购价格和非招标采购价格。非招标采购价格实行采

购部门逐项询价、比价、专职人员统一审价，财务部门审核监控的管理方式。

一、属于招标采购的物资，按照招标价格执行。

二、属于非招标采购的物资，其价格的确定程序如下：

(一) 、询价、比价、定价。

1、所有非招标采购的物资都要实施比价采购，采购部门业务主管人员，对拟采购的物

资通过与供方的联系沟通，提供相关报价资料。

2、同一种物资合格供方中已有三家以上的，比价可在合格供方中进行(最少不得少于

三家) ；现合格供方仅有一家的，要提供选择该供方时的比价结果(最少不得少于两家) 。

3、供应部完成询价、比价工作之后，由供应部长审核价格后报主管副总审核价格，审

价通过后，确定拟采购价格。拟采购价格由财务部价格审核后，产生最终采购价格，供应部

即可实施采购及订立合同。

4、各采购员按照分管物资类别，按照要求填报 《供应部比价采购报价单》。

5、对于供应指定、设计指定，使用单位提出的具有特殊技术要求的物资，可签订双方

技术协议，了解市场行情、电话传真与供货方协商等确定订货价格。

6、对于生产、维修临时急需的物资，可按当期市场价格紧急采购，由生产部填写材料

采购计划表，经公司领导审批后方可采购。

(二) 、审价。

1、所有非招标采购物资的采购价格均属于审价范围。 供应部设立专职审价人员，负责

收集了解掌握各类物资现行市场价格信息，对采购物资价格进行审核并履行有关审核手续。

2、供应部根据近期市场物资价格信息资料、供货商提供的现行价格表以及参考上次订

货的现款价有关供应商进行询价，以确定本次限价。凡供方有涨价通知单，严格按照物资供

应部有关涨价函件审批制度执行。

3、审查内容：查看各种物资质量问题反馈信息，是否与《供应部比价采购报价单》上

提供的质量标准相一致；查看各种物资是否做到货比三家，采购价格是否合理。

4、审价实行计算机管理，在计算机上查询物资采购历史价格，进行合理价格修正。

5、根据审核通过后的物资采购申请， 拟订立采购合同，履行其他有关部门的合同审批

程序。

（三）、财务审核监控

财务部设置价格管理专职人员，对采购价格实施审核监控。所有采购合同依据合同管理

办法、价格管理办法的有关规定，由财务部价格管理专职人员进行审核及履行审核手续。供

应部按照财务部的要求提供相关比价资料。

第六章 采购过程管理

第十四条 供方的选择、评价、准入、再评价、建档日常管理等要求，按照质量管理体

系采购质量控制程序的有关规定执行。

第十五条 签订订货合同

一、供应部与合格供方签订订货合同之前，主管计划员须提出订货明细，明确订货物资

型号规格、数量、技术要求、使用方向、合格供方等，由部长审核批准后，方可签订订货合

同。签订购货合同者必须具备《合同委托代理证书》。

二、具备委托代理人资格者，要对合同填写内容进行严格审核并签字，然后经供应部主

管领导审核签字后，方可履行公司相关部门的审批，直到加盖合同专用章。

三、业务人员在外地洽谈业务签订合同时，原则上返公司按审核规定履行审批。特殊情

况，外出需借用合同专用章必须经部长审核，主管领导审批后，办理合同专用章借用手续，回公司后补办合同审批。

四、所有订货合同与订货协议，均要按照公司合同管理办法的有关规定进行审批及管理，所有正式订货合同必须交供应部合同管理人员一份统一管理。

第十六条 市场采购

一、物资计划管理 是指物资的分配、采购、流通等活动都要有计划的进行。物资计划

是企业生产经营活动的重要内容，是企业组织物资供应的主要依据，同时也是物资采购的基础，物资计划管理体现在物资计划的编制、执行的全过程。

(一) 物资采购计划按时间可分为年度采购计划、月份采购计划与临时采购计划。年度采

购计划由上年度的最后一个月上报年度物资需求总量，并按此计划申请年度物资采购资金。月份采购计划要在上月30日前提出，均为直接采购计划，需报明细。临时采购计划则是根据使用单位的具体情况随时报出，但要注明需求原因。

(二) 计划的编制原则。首先要确保使用单位对物资的质量和数量的要求，并按时到位、做到计划准确、及时、无误。其次是充分利用库存物资，努力推动物资的合理使用和代用，降低库存储备资金，最后是现代科学管理与实际相结合，深入现场，了解所供物资的现场使用情况和性价比，以最小的成本换取最大的效益。

(三) 物资计划的编制。年度计划的编制要根据年度生产大纲的要求，依据产品工艺定额、结合库存量进行编制。一般只对主要原材料编制年度计划。月份物资计划是根据月份生产计划的要求，依据产品工艺定额、结合库存量和使用单位的实际情况编制的计划。

(四) 临时采购计划

（1） 生产系统各单位根据生产流程所需物资，每月二次（1～2日）和（15～16日）申

报统一格式的采购计划，交由生产部审核，主管经理审批后交由采购部履行相关手续进行采购。

（2） 机关各部门所需办公用品、杂物的采购。由各部门根据本部门的实际消耗，每月

月初（1～3日）提出所需物资采购计划统一交由办公室审批，填制统一格式的采购计划单，经主管经理审批后交由采购部实施采购。

(五) 应急及易损物资采购

（1） 在生产过程中突发、应急的急需配件及物资的采购，可起用“特事特办”的采

购原则采购部接到生产部调度令、高管指示，可暂免审批程序第一时间组织货源，做到急公司所急，采购后按规定补办相关手续。

（2） 易损件是指在生产过程中，周期易损的零部件，各生产单位可根据该设备、设

施的实际情况，每月月初向生产部提出所需易损配件计划，填制统一格式的计划单报批后，交由采购部履行程序后采购，以备生产急需。

(六) 工程采购计划。供应部根据技术工艺部下发的工程预算书，平衡库存，询价，联系

供应商，组织货源，合理采购。

(七) 生产急需物资采购生产单位提出申请，由主管副总审批方可实施采购。

二、审核批准的《采购计划单》和《计划外采购》是有效采购文件，计划员负责分别传

递到合同管理人员和实施采购人员。

三、凡是没有增值税发票，仅有普通发票的采购物资，必须经部长审核、主管经理批准、财务部签字后，方可办理入库与报销手续。

第十七条 物资采购计划当月未执行的，需继续采购时下月编制计划重新列入。

第十八条 供应生产部要积极参加公司生产调度会议，做好生产与供应的信息沟通工作，根据生产调度会议决议及精神，及时安排有效落实解决材料及配套产品缺口。

第十九条 物资采购重要事项报告

一、为减少口头请示及答复，有效控制工作差错，便于追溯重要事项解决落实情况，物

资采购工作执行重要事项报告制。业务工作中，职能人员及部门负责人，凡属以下情况需填写临时采购申请单。

1、遇到责任较大，拿不准主意，规章制度没有明确规定需要向上级领导请示由上级领

导决策拍板的事项；

2、提出建议解决方案需要上级领导批准的特殊事项；

3、需要集体研究决定的紧急特殊事项：

4、为保证公司生产、经营正常进行，因一次性零星采购或因生产急需向非合格供方采

购物资的事项。

二、审核批准后的临时采购申请单一式二份，一份由供应部留存保存。

第七章 采购合同、验收入库及异议管理

第二十条 物资采购合同必须符合《中华人民共和国合同法》的各项规定。

第二十一条 原材料采购合同分为重大合同、一般合同，其界定及签订合同审批程序按

照公司《合同管理办法》的有关规定执行。

第二十二条 建立合同明细台帐、监视合同执行过程

一、对所签订的订货合同 (或协议) 等，合同管理人员要详细的审核，确系无误后，

对合同进行编号，建立计算机合同明细台帐。 据以监督执行合同。

二、妥善整理与保管订货合同、临时采购申请单以便核查。

三、逐笔登记已交货数量，随时提供欠交数量，监视合同执行全过程。

第二十三条 审核交货结算票据，办理物资入库手续

一、凡进库的各种物质应凭到货通知单及发票进行数量、质量、规格、价格的检查验收，验收合格后方可入库。

对数量不符、质量有问题的物质应及时与采购员沟通，以便及时处理。

损坏及数量不清不入库。

质量低劣不能使用不入库。

设备不配套不入库。

原始资料不全不入库。

规格型号材质不全不入库。

手续不全不入库。

二、业务人员一律依据订货合同和采购计划办理物资入库和结算手续，否则不予办理。

三、合同管理人员对供方具有押金的各类包装容器，要进行建帐登记，协同保管人员和

使用单位，按期回收各类具有押金的包装容器，协同业务人员发运对方，收回押金。

第二十四条 物资验收发现质量问题的处理

一、采购物资检验执行质量管理体系文件“检验控制程序”的有关规定。质检部对存在

质量问题的采购物资，要提交 “不合格品通知单”, 供应部及时办理退货、换货。

二、不合格采购物资处理方式。

1、对入库前出现的不合格材料（包括到货数量的超重与亏重）由业务人员书面通知供

方，并提出处理意见，限期处理。

2、采购员负责对入库后在使用过程中出现的不合格材料的处理，填写处理记录。

3、与供方协商解决不了而形成异议时供应生产部报告请示公司领导处理解决。

4、让步或降级接收时，须经技术部签字同意，方可办理材料入库。重大质量问题或设

计部门、技术部门、检验部门对不合格品的处理意见不一致时，由技术副总经理或技术副总经理授权的责任人决定。

第二十五条 合同异议的处理

一、供货合同执行过程中，若有交货、运输、财务结算等与原始合同内容不符的情况，形成合同异议时，由合同签订人员牵头，进行有关资料的整理，并以书面形式报合同管理部门提出法律意见，与公司合同管理部门共同进行对外交涉、协商解决。

二、计划员要经常了解和督促到厂物资的验收入库情况，月末要与仓库进行核对，掌握

在途材料情况，并打出在途材料明细表。

第八章 材料审核及生产现场材料管理

第二十六条 材料分类及核批原则

一、按照是否为定额消耗材料分为限额领料和非限额领料两类。限额领料是指公司各生

产单位及产品安全生产部外协组，根据公司各有关部门下达的各类计划和相关技术文件作为计算依据，计算出当期所需要的材料及配套件品种、数量。非限额材料是指公司各单位维修、列入专项计划的施工项目等非直接生产用料。

二、限额领料实行审核发放，非限额领料实行审批发放。

第二十七条 材料限额领用审核管理

一、限额领料由各单位在网上自动形成的工单领料。

二、对在生产过程中形成的工废、料废、超定额等要求补料时，领料单位凭“废品处理

单”等相应手续，经生产部核实后给以补料；超定额补料，由领料单位提出报告，工艺技术部门认可，生产部领导批准可以给予一次性补料。

三、由于各种原因需要进行代料时，按照质量管理体系采购质量控制程序的有关规定执

行。

四、由于计划变更、材料节约等原因，领用材料没有投入生产，必须办理退库手续。若

次月生产继续需用此材料，使用单位须办理假退领手续，报生产部审批。

第二十八条 非限额材料审批管理

一、各单位需要的非限额材料由各需用单位提前一个月将所需数量、品种、规格及特殊

要求，必要时附图纸或样品报生产部，供应部职能人员进行审核、识别、分类、汇总进行平衡，提出采购计划，经部门领导审批后，组织采购。各单位提报的非限额材料用料计划，必须注明使用方向和具体用途，如属专项计划列支要注明项目名称、施工号等。

二、供应部对各单位非限额材料用料计划和领料票要严格审批控制，对不构成影响生产

的辅助性材料和维修材料要控制、减少核批数量。对一次性领用量较大的，单价较高的非限额材料，供应部有关人员要逐级请示并与领料单位负责人沟通落实后予以审批。

三、现场材料管理办法

现场材料的使用管理

(一) 对公司生产单位，须制定详细的现场材料使用管理办法，上报企管部，审批备案。

(二) 物资管理部门对现场材料管理履行监管职能，应督促指导生产单位，加强材料现场

使用管理，检查各生产单位对材料管理制度的执行情况，确保材料合理正确的使用。

(三) 卸入生产单位钢材物资，由供应部门填写到货通知单，并与生产单位交接清楚，由

收料人进行签字确认。

(四) 生产单位，在使用前严格按照生产计划及工程预算，方可投料。

生产单位，在每月月底之前办理相关的出库手续，便与公司财务集中消耗核算及当月产

品成本。

第二十九条 生产现场材料及物资管理

一、各单位领入的材料，由单位材料员负责本单位生产现场材料日常领用和管理工作。各单位要抓好班组耗用材料的管理，建立内部领发料手续，耗用原材料必须与生产任务对口，非定额用料要按班组计划发料，做好消耗记录。

二、各生产用料单位完成生产任务后，所剩余材料， 月末须退库，如下月继续使用，

可办理“假退料”手续。工艺过程中产生的边余料、废料，不属于该范围。

三、经验收合格入库保管的物资根据仓库分布及物资类别分类存放，尽力做到“四号定

位”，即ERP 号、架号、层号、位号四者统一编号。不具备四号定位条件的，可按实际可能定位，以便发放。防止错乱，并尽力做到“五五摆放”，即按品种、规格、形状和储存要求一五一十摆放。

保管员应做到

三清：材料清、规格清、数量清。

三勤：勤清点、勤整理、勤保养。

四会：会辨认、会换算、会保养、会使用计量器具。

四净：地面净、墙面净、门面净、货架净。

四懂：懂物质名称、规格、懂物质基本性能用途、懂业务流程、懂消防知识。

四对口：帐、卡、物、资金对口。

保管物质应做到“四防”。即防火、防盗、防水、防事故。十不：即不锈、不腐、不霉、不潮、不冻等。对贵重物资和长期存放的物质，制定可行的保管措施，并定期保养。

保管员对长期未使用的物质和报废的物质应及时上报。

保管员应做到四不出库：

白条领料不出库

材质（用途）不明不出库

无审批手续或手续不全不出库

按交旧领新规定不交旧不出库

保管员要刻苦钻研业务，精通本职工作。积极热情为生产服务。

四、为了加强公司的企业管理，防止材料的损失浪费，做到节约材料消耗，降低成本，在物资发放时实行交旧领新，加强回收复用，各单位必须严格执行交旧领新制度。

1、 凡属于交旧领新的物资，全部执行交旧领新，不交旧品不付新品。

2、 如因特殊情况所造成不能按规定交回旧品的，需由生产单位和部门提出书面理由，经领导审批方可发料。

3、 对更换性的材料，如钢丝绳、轴承等，当时不能交旧品的，可由领料单位提出欠据，限期交回旧品，如过期不交的，由供应部门进行处罚，并追查责任。

4、 如无正当理由，不交旧品不发新料所造成对生产的影响，由领料单位负责。

附：交旧领新目录

物资交旧领新目录

第三十条 外购产品的管理。

根据我公司现有库存及产品结构状况，现已满足不了销售市场的需求，为了公司的发展、巩固新老用户信誉及市场的需求。特制定外购产品暂行规定。

(一) 凡我公司销售部所需的外购产品及配套销售的产品，统一由供应部购买。 (二) 销售部按销售计划、市场需求提出外购产品及配套产品采购计划，同时向供应部提详细技术要求、规格、数量等资料提交供应部。

(三) 供应部按购置产品计划履行报批手续，进入采购程序，择优选择供货厂家，比质比价进行商务洽谈的结果经公司领导同意后签订合同。

(四) 质检部负责对外购产品按技术等级标准实施检定，达到标准指标后，由质检部出据

该产品等级合格证，供应部方可签定产品购买合同。

(五) 由供应部组织协调相关部门办理手续组织发货。 第三十一条 废弃物资的管理

根据我公司的实际情况，为了进一步加强废钢的管理，处里特做如下规定 一、 废钢、废旧、废弃的设备管理

在生产过程中所剩的料头、料棒、边角余料、机加工毛刺及废弃设备、电机等。上述所涉及的单位必须设专人负责管理，按公司供应部指定地点分类存放，根据存放量向供应部提出处理计划。

二、废钢及废弃电机设备的管理

按照公司的管理规定，全公司（基地）的废钢及废弃电机、设备统一由采购部负责，任何单位及个人无权处置，一经发现追究相关人员的责任。按所卖废钢价格的总金额 处以三到五倍的罚金，并追缴所卖款项。所有卖出物品价格一次一议，先汇报给主管领导，主管领导再提交至班子会，经班子会通过后执行。

三、 供应部设专人负责废钢及废弃设备的处理

根据市场废钢的价格就高不就低，所有卖出物品价格一次一议，先汇报给主管领导，由主管领导 再提交至班子会，经班子会通过后执行。根据各单位存放量不定期分类拿出处理计划。由部门、主管领导签发后，履行保卫监装、检斤程序，所收款项交财务部，凭财务部现金收讫章出门证放行，其它出门证无效。

基地的废钢处理，可根据实际情况一季度或半年提出处理计划，供应部派专人到现场，基地相关人员协助，按公司规定处理。

四、 供应部专项管理人员，不定期的深入基层组织协调相关部门对现有的废旧设备与设施进行签定，划清复修、待修、可再生利用的分类拿出报告，交由主管经理审批，按批示意见分类管理及处理。

五、 供应部按季或半年对公司的废钢及废旧物资进行调研，拿出符合实际储存量、市场价格报告，同时提出处理意见，报主管经理审批，同意后实施此报告履行手续，规范操作。

第九章 资金预算及付款管理

第三十二条 编制资金预算。

生产部每月25日前依据生产计划， 按照“定出重点，兼顾一般，量入为出，综合平衡”的付款原则，根据与供方发生业务的欠款数及合同约定的条款，提出次月的资金预算，经部

门领导研究批准后，形成供应部月度资金预算，上报公司有关部门及领导。

第三十三条 确定付款计划。

按照公司资金调度会议资金分配决议，分配供应部当月付款指标。 第三十四条 实施付款。

一、供应部采购人员，依据批准的付款计划，网上办理资金审批手续，经公司相关部门和领导逐笔审查批准，由财务部负责对外付款。

二、在资金难以满足付款计划的情况下，财务部业务主管人员要主动与供应部领导及主管人员沟通，征求付款先后意见，根据生产需要的轻重缓急实际决定付款先后顺序，保证资金的有效使用。

第十章 物资统计

第三十五条 认真贯彻各级部门有关统计工作要求，及时、全面、准确、系统地编制及上报各类统计报表。

第三十六条 结合公司生产经营实际情况以及材料消耗状况做好物资统计分析工作，综合分析材料对产品成本的影响、钢材单耗情况以及生产过程中材料使用上存在的问题，查找原因，提出改进建议，当好领导的参谋。

第三十七条 根据公司财务部门提供的储备资金占用和采购成本差异指标以及其他有关资料，编制供应工作情况汇总表，具体包括：主要原材料的收发存情况；钢材节约情况；处理积压物资情况；代料情况；储备资金占用情况；采购成本差异率情况等并作出超出指标的分析及时上报有关领导。

第十一章 附 则

第三十八条 本制度从下发之日起执行，。相关物资采购操作性规定与本制度相悖的以此制度为准。

第三十九条 本制度与质量管理体系中《采购质量控制程序》并行运作。 第四十条 本制度解释权归公司及供应部。