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档案管理规范

江苏恒神纤维材料有限公司

档案管理办法

HSCP3-ZJ-003 附件目录

5.4.1 档案分类编号规范 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1 5.4.2 各类档案归档范围保管期限表„„„„„„„„„„„„„„„„6 5.4.3 (0-3)类文书档案管理规范 „„„„„„„„„„„„„„„„„20 5.4.4 产品(4)类档案管理规范 „„„„„„„„„„„„„„„„„ 22 5.4.5 科学技术研究课题(5)类档案管理规定 „„„„„„„„„„„„24 5.4.6 建设项目类档案管理规定 „„„„„„„„„„„„„„„„„26 5.4.7 设备仪器(7)类档案管理规定„„„„„„„„„„„„„„„„ 28 5.4.8 会计(8)档案管理规定 „„„„„„„„„„„„„„„„„„30 5.4.9 人事(9)类档案管理规定 „„„„„„„„„„„„„„„„„„32 5.4.10 特殊载体档案管理规定 „„„„„„„„„„„„„„„„„„33 5.4.11 档案查借阅利用管理规定 „„„„„„„„„„„„„„„„„36 5.4.12 档案鉴定销毁管理规定 „„„„„„„„„„„„„„„„„„37 5.4.13 档案库房管理规定 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„38 5.4.14 档案资料保密管理规定 „„„„„„„„„„„„„„„„„„39

5.4.1 档案分类编号规范

1. 本规范规定了档案分类原则、方法、类目设置以及类目标识方法和档案号结构形式,本规范适用于江苏恒神纤维材料有限公司档案的分类。

2. 分类原则:以全部档案实体为对象,依据公司管理职能,结合档案内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,便于科学管理与开发利用。

3. 类目设置:档案分类设置十个一级类目,即文书(0-3)类(党务社团类、综合管理类、经营管理类、生产技术管理类)、产品(4)类、科研课题(5)类、建设项目(6)类、设备仪器(7)类、会计档案(8)类、人事档案(9)类。特殊载体档案、实物档案等非纸质载体形式的档案,不单独设置类目。

4. 类目标识方法和档号结构形式:本规定采用阿拉伯数字编号制,全宗号为江苏恒神纤维材料有限公司立档单位编号,用三位阿拉伯数字标识为001,一级类目采用阿拉伯数字0-9标识,分别表示10大类档案。

5. 文书档案

一级类目以(0-3)标识;二级类目号以四位阿拉伯数字标识年度代号;三级类目以一位阿拉伯数字1、2、3分别表示永久、30年、10年标识保管期限代号。

档号由:全宗号+一级类目号+二级类目号+三级类目号+文件顺序号组成,其档号结构形式为:

-(0-3)--

文件顺序号

三级类目号(保管期限代号1. 永久、

2.30年、3.10年)

二级类目号 (年度代号)

一级类目号 (0-3类)

全宗号

6. 产品(4)类

一级类目以一位阿拉伯数字4标识;二级类目(产品种类代号)采用两位阿拉伯数字标识, 即:01碳纤维产品、02复合材料、03丙纶产品;三级类目(产品品种或型号)由单位自定。

档号由:全宗号+一级类目号+二级类目号+三级类目号 +案卷顺序号组成,档号结构形式为:

XXX- 4 -XX-XX-

案卷顺序号

三级类目号(产品品种或型号、单位自定) 二级类目号(产品种类代号) 一级类目号(4产品类)

全宗号

7. 科研课题(5)类

一级类目以一位阿拉伯数字5标识;二级类目(课题性质代号)采用两位阿拉伯数字标识;即:01新产品、02新工艺、03新材料、04新设备、05环境保护、06化工腐蚀与防腐、07化工分析与测试;三级类目(课题顺序号)采用两位阿拉伯数字标识,从01开始流水编号。

档号由:全宗号+一级类目号+二级类目号+三级类目号+案卷顺序号组成,其档号结构形为:

XXX- 5 -XX-XXX

案卷顺序号

三级类目号 (课题顺序号)

二级类目号 (课题性质代号) 一级类目号 (5科研课题类)

全宗号

8. 建设项目(6/90)类

建设项目按内容分为非公用工程项目(6)类和公用工程(90)类。

非公用工程(6)类项目一级类目以一位阿拉伯数字6标识;二级类目(项目代号)采用两位阿拉伯数字标识,由单位自定;三级类目(阶段代号)采用两位阿拉伯数字标识,即:01立项、可行性研究文件、02设计基础文件、03设计文件、04项目管理文件、05施工文件、06监理文件、07生产技术准备、试生产文件、08财务、器材管理文件、09涉外文件、10竣工验收文件。

档号由:全宗号+一级类目号+二级类目号+三级类目号+ 案卷顺序号组成,档号结

构形式为:

XXX- 6 -XX-XXX

案卷顺序号

三级类目号(阶段代号)

二级类目号(项目代号、单位自定) 一级类目号 (6建设项目类)

全宗号

公用工程(90)类项目一级类目以二位阿拉伯数字90标识。二级类目问题代号,既:01土地管理文件,总图、02 环保,绿化、03 污水处理、 04 暖通地下管网、05 给排水、 06 道路 、07 电缆、 08 电气照明、09 网络等„„ 结构形式为:全宗号+一级类目+二级类目问题代号+案卷顺序号

9. 设备仪器(7)类

一级类目以一位阿拉伯数字7标识;二级类目(设备所在生产线代号)采用一位阿拉伯数字标识,即1代表 1号线、2代表 2号线、3 代表3号线等;三级类目(设备单元名称代号)采用两位阿拉伯数字标识;四级类目(设备所在流程部分代号)采用一位阿拉伯数字标识,即1聚合流程部分设备、2 原丝流程部分设备、3 碳化流程部分设备。说明:每个流程部分档案的案卷号都从001开始排序。

档号由:全宗号+一级类目号+二级类目号+三级类目号+四级类目号+案卷顺序号组成,档号结构形式为:

X-- XXX

案卷顺序号

四级类目号(设备所在流程部分代号) 三级类目号(设备单元名称代号)

二级类目号(设备所在生产线号代号) 一级类目号 (7设备仪器类)

全宗号

10. 会计档案(8)

一级类目以一位阿拉伯数字8标识;二级类目以四位阿拉伯数字标识年度代号;三级类目采用一位阿拉伯数字标识,即:1会计凭证类、2会计账簿类、3财务报告类、4

其它类。

档号由:全宗号+一级类目号+二级类目号+三级类目号+案卷顺序号组成,其档号结构形式为:

--XX

案卷顺序号

三级类目号 (1凭证、2帐簿、3报告、4其它) 二级类目号 (年度代号)

一级类目号 (8会计档案类)

全宗号

11. 人事档案(9)

一级类目以一位阿拉伯数字9标识;二级类目以一位阿拉伯数字标识,即:1管理人员、2专业技术人员、3一般员工、4退休人员、5已故人员。

档号由:全宗号+一级类目号+二级类目号+案卷顺序号组成,其档号结构形式为: X-

案卷顺序号

二级类目号 (1管理人员、2专业人员、3员工、4退休、5

已故) 一级类目号 (9

人事档案类)

全宗号

12. 实物档案 即:按年度、实物类型和件号组成

12.1. 证书:档号为:全宗号+年度代号+S1实物类型代号+件号组成,其结构形式为:XXX- XXXX-S1-XXX

12.2. 奖状:档号为:全宗号+年度代号+S2实物类型代号+件号组成,其结构形式为:XXX- XXXX-S2-XXX

12.3. 奖牌:档号为:全宗号+年度代号+S3实物类型代号+件号组成, 其结构形式为:XXX- XXXX-S3-XXX

12.4. 奖杯:档号为:全宗号+年度代号+S4实物类型代号+件号组成,其结构形式为:XXX- XXXX-S4-XXX

12.5. 题词:档号为:全宗号+年度代号+S5实物类型代号+件号组成,其结构形式为:XXX- XXXX-S5-XXX

12.6. 锦旗:档号为:全宗号+年度代号+S6实物类型代号+件号组成,其结构形式为:XXX- XXXX-S6-XXX

13. 特殊载体档案编号即:按年度、特殊载体类型和件号组成

13.1. 光盘档号为:全宗号+年度代号+Y1载体类型代号+案卷顺序号组成,其结构形式为:XXX- XXXX- Y1 -XXX

13.2. 可移动磁盘:档号由:全宗号+年度代号+Y2载体类型代号+案卷顺序号组成,其结构形式为:XXX- XXXX- Y2 -XXX

13.3. 摄像带:档号:全宗号+年度代号+Y3载体类型代号+案卷顺序号组成,其结构形式为:XXX- XXXX- Y3-XXX

14. 照片:档号为:全宗号+年度代号+Z类型问题代号+案卷顺序号组成,其结构形式为:XXX- XXXX- Z1-XXX

XXX- XXXX- Z2-XXX XXX- XXXX- Z3-XXX

问题代号设置为3类:Z1生产建设类、Z2外事类、Z3其他类

5.4.2 各类档案归档范围保管期限表

1. 文书(0-3)类档案 归档范围保管期限表

文书(0-3)类档案 归档范围保管期限表(续)

2. 产品(4)文件材料 归档范围保管期限表

3. 科学技术研究课题(5) 文件 归档范围保管期限表

第 10 页 共 40 页

4. 建设项目(6)文件材料 归档范围保管期限表

第 11 页 共 40 页

第 12 页 共 40 页

第 13 页 共 40 页

第 14 页 共 40 页

5. 设备仪器(7)文件材料 归档范围保管期限表

第 15 页 共 40 页

第 16 页 共 40 页

6、会计(8)类档案 归档范围保管期限表

第 17 页 共 40 页

7、人事(9)档案 归档范围明细表

第 18 页 共 40 页

8. 特殊载体类档案 归档范围保管期限表

第 19 页 共 40 页

5.4.3 (0-3)类文书档案管理规范

1. 本规范规定了文书(0-3)类文件整理方法和管理要求,本规范适用于江苏恒神纤维材料有限公司文书(0-3)类档案管理。

2. 文书(0-3)类档案是指公司在党务社团、综合管理、经营管理、生产技术管理等活动中形成的、具有保存和利用价值的,经过整理的归档文件。

3. 归档文件的整理:是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书(0-3)类归档保存的各种纸质文件材料,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和提供利用。归档文件一般以每份文件为一件,文件正本在前,附件在后为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册各为一件;批复与请示为一件;复函与函为一件。文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。

4.归档文件的分类:归档文件采用全宗号—(0—3类)—年度—保管期限—文件顺序号组成。首先确定归档文件的年度,再按党务类、综合管理类、经营管理类、生产技术管理分类,一般文件以签发的日期为准,跨年度形成的文件,统一在结案年归档。机构是指归档文件形成的承办部门。

5.归档文件的编号:归档文件应按件逐页编写页号,已有页码的报表、名册、图册不再新编页号,页号的位置在文件右上角,背面在左上角。年度以4位阿拉伯数字标识如:(2008),文件的形成时间以8位阿拉伯数字标识如:2008-01-16

6.文件的装订:归档文件要拆除金属物,较簿的文件采用不锈钢钉装订;较厚的文件左边25 mm 采用三孔一线装订。归档文件用纸幅面尺寸采用国际标准,A4型(长ⅹ宽 297m m ⅹ210 mm)

7.归档的文件的编目:应依分类方案和排列顺序逐件编号。每件都要加封面,封面上的相关内容包括:立档单位全称、全宗号、年度、保管期限、档号、机构名称等。档案案卷的排列顺序在分类方案的最低一级类目即保管期限内,按文件排列、顺序从“001”开始标注。

如,2008年 永久:001、002、003„„

长期:001、002、003„„

短期:001、002、003„„

8.档案的装盒:将归档的文件,按件号顺序装入档案盒,并填写盒内目录、盒内目录包括:档号、责任者、文号、题名、时间、页号、备注、整理人、检查人等。 存档的档案盒应采用无酸纸制作,310mm ⅹ220mm (长ⅹ宽),盒脊厚度为20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm 等。

9.公司各部门负责本部门职能范围内形成的应归档文件资料管理工作,并要求保持文件的齐全完整,在办理完毕后按要求由部门的兼职档案员或主要负责人向公司档案室移交归档,并严格办理移交手续一式两份(详见归档文件移交清单)。

10.档案的销毁与鉴定:由公司成立档案鉴定领导小组,主管领导任组长,涉及的部、室、车间、主要负责人和有关专业的技术人员为组员参加的档案鉴定领导小组,负责对保管的档案设定秘级,对保管期限已满的各类档案进行鉴定和销毁。

11.公司档案密级分为两级:重点商业技术秘密档案, ;一般商业技术秘密档案;档案保管期限分为三种:永久、30年、10年。

12.文书(0-3)类档案的归档范围详见《文件归档范围保管期限表》

5.4.4 产品(4)类档案管理规范

1. 本规范规定了产品文件材料的形成、积累、整理、归档管理与要求,本规范适用于江苏恒神纤维材料有限公司产品档案管理。

2. 产品文件材料的归档范围:是指公司在产品开发、设计、试制、生产、检验、鉴定、销售、服务等活动中形成的具有保存价值的文件材料都应立卷归档,归档文件必须齐全、完整、成套、系统。

3. 归档案卷的要求:案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮和卷内表格的规格及其制成材料的质量,执行GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

4.归档文件的整理与编号。修改补充图纸的要求:专业技术人员在修改内容较少时, 可直接在图面上“扛改”或“刮改”, 并在修改处标注“修改标记”; 修改内容较多时, 应另出新图,原图作废。归档文件的编号:凡归档的文件材料,应做到线条字迹清楚,纸质优良,签署完备,图纸可不装订,按GB/T 10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》,采用手风琴折叠方式,统一折叠成A4图幅(210mmⅹ297mm) ,图要朝里折叠,图标栏露在右下角。归档文件应按卷逐页编写页号。已有页码的图册不再新编页号,页号的位置在文件右下角,背面在左下角。并要求在每张图纸的右上角空白处加盖档号-序号章。

5.文件的装订:归档文件要拆除金属物,文件左边25 mm采用三孔一线装订。归档文件用纸幅面尺寸采用国际标准,A4型(长ⅹ宽 297m mⅹ210 mm)

6.归档文件的编目:应依分类方案和排列顺序逐卷编号。每卷都要加封面,封面上的相关内容包括:立档单位全称、全宗号、年度、保管期限、档号、机构项目等。

7.档案的装盒:将归档的文件、图纸等,按卷号顺序装入档案盒,并填写盒内目录、备考表。盒内目录包括:文件序号、责任者、名称、图纸号、页号、时间、备注等。备考表包括:保管单位内份数、张数、立卷人、检查人签章、时间等。存档的档案盒应采用无酸纸制作,310mm ⅹ220mm (长ⅹ宽),盒脊厚度为20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm 等。

8、产品档案的保管期限、秘级确定及查阅审批权:公司密级分为两级:重点商业技术秘密;一般商业技术秘密。保管期限分为三种:永久、长期、短期。档案的查、借

阅、涉密资料及审批权限:一般商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人同意签字和科技项目部主要负责人同意签字,报送公司总工程师审批。查(借)阅对象, 原则上为公司与资料有直接工作关联的在岗员工,不外借,只限于在档案室查阅;重点商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人和科技项目部负责人同意签字,报请公司总经理或董事长审批。查(借)阅对象原则为直接参加该工作的主要人员,不外借,只限于在档案室查阅。

9.凡是查阅、借阅人员均应办理查、借阅审批登记手续,特殊需要查(借)阅的,时间以领导批准限定的时间为主。对违反以上规定的人员将按照用工合同和公司有关规定处理,对造成公司经济和其它损失的将根据国家有关法律法规处理。

10.产品文件材料的归档范围见《产品(4)归档范围保管期限表》

5.4.5 科学技术研究课题(5)类档案管理规定

1. 本规定规定了科学技术研究课题文件材料的形成、积累、整理、归档管理与要求,本规定适用于江苏恒神纤维材料有限公司科学技术研究课题档案管理。

2. 科学技术研究课题文件材料的归档范围:是指公司在科研课题的下达, 研究试验, 总结、鉴定验收, 成果奖励申报和推广应用五个工作过程中形成的具有保存价值的文件材料都应立卷归档,归档文件必须齐全、完整、成套、系统。

3. 归档文件的整理与编号:归档案卷的要求:案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮和卷内表格的规格及其制成材料的质量,执行GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

修改补充图纸的要求:专业技术人员, 在修改内容较少时, 可直接在图面上“扛改”或“刮改”,并在修改处标注 “修改标记”;修改内容较多时, 应另出新图,原图作废。归档文件的编号:凡归档的文件材料,应做到线条字迹清楚,纸质优良,签署完备,图纸不可装订,采用手风琴式折叠方法,统一折叠成A4图幅(210mmⅹ297mm) ,图要朝里折叠,图标栏露在右下角。归档文件应按卷,逐页编写页号。已有页码的图册不再新编页号,页号的位置在文件右下角,背面在左下角。并要求在每张图纸的右上角空白处加盖档号-序号章。

4. 文件的装订:归档文件要拆除金属物,文件左边25 mm采用三孔一线装订。归档文件用纸幅面尺寸采用国际标准,A4型(长ⅹ宽 297m mⅹ210 mm)。

5. 归档文件的编目:应依分类方案和排列顺序逐卷编号。每卷都要加封面,封面上的相关内容包括:立档单位全称、全宗号、年度、保管期限、卷号、机构等。

6. 档案的装盒:将归档的文件、图纸等,按卷号顺序装入档案盒,并填写盒内目录、备考表。盒内目录包括:文件序号、责任者、名称、图纸号、页号、时间、备注等。备考表包括:保管单位内份数、张数、立卷人、检查人签章、时间等。存档的档案盒应采用无酸纸制作310mm ⅹ220mm (长ⅹ宽),盒脊厚度为20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm 等。

7. 科学技术研究课题档案的保管期限、秘级确定及查阅审批权,公司密级分为两级:重点商业技术秘密, ;一般商业技术秘密。保管期限分为三种:永久、长期、短期。档案的查、借阅、涉密资料及审批权限:一般商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人同意签字和科技项目部主要负责人同意签字,报送公司总工程师审批。查(借)阅对象, 原则上为公司与资料有直接工作关联的在岗员工,不外借,只限于在档案室查阅;重点

商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人和科技项目部负责人同意签字,报请公司总经理或副董事长审批。查(借)阅对象原则为直接参加该项目工作的主要人员,不外借,只限于在档案室查阅。

8 .凡是查阅、借阅人员均应办理查、借阅审批登记手续,特殊需要查(借)阅的,时间以领导批准限定的时间为主。对违反以上规定的人员将按照用工合同和公司有关规定处理,对造成公司经济和其它损失的将根据国家有关法律法规处理。档案的查阅及审批权限, 详见《档案管理规定》。

9 . 科学技术研究课题文件材料的归档范围见《科学技术研究课题(5)归档范围保管期限表》

5.4.6 建设项目类档案管理规定

1. 本规定规定了建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档管理与要求。本规定适用江苏恒神纤维材料有限公司建设项目档案管理。

2. 建设项目文件材料的规档范围:是指工程建设项目在立项、可行性研究、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理、竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文件材料都应立卷归档,归档文件必须完整、成套、系统。

3. 工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。竣工图应使用新蓝图,计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。所有竣工图均应加盖竣工章,竣工图章盖在图内标题栏附近空白处,竣工图章内容包括编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位和监理人。图内修改部位应加盖并填写竣工图核定章。竣工图章、竣工图核定章应使用不褪色红印泥。

4. 归档文件的整理与编号:归档案卷的要求:案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮和卷内表格的规格及其制成材料的质量,执行GB/T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》和DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》。修改补充图纸的要求:专业技术人员, 在修改内容较少时, 可直接在图面上“扛改”或“刮改”,并在修改处标注“修改标记”; 修改内容较多时, 应另出新图,原图作废。归档文件的编号:凡归档的文件材料,应做到线条字迹清楚,纸质优良,签署完备,图纸不装订,按GB/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》, 采用手风琴折叠方法,统一折叠成A4图幅(210mmⅹ297mm) ,图要朝里折叠,图标栏露在右下角。归档文件应按卷,逐页编写页号。已有页码的图册不再重新编页号,页号的位置在文件右下角,背面在左下角。并要求在每张图纸的右上角空白处加盖档号-序号章。

5. 文件的装订:归档文件要拆除金属物,文件左边25 mm采用三孔一线装订。归档文件用纸幅面尺寸采用国际标准,A4型(长ⅹ宽 297m mⅹ210 mm)。

6. 归档文件的编目:应依分类方案和排列顺序逐件编号。每卷都要加封面,封面上的相关内容包括:立档单位全称、全宗号、年度、保管期限、档号、机构等。

7. 档案的装盒:将归档的文件、图纸等,按卷号顺序装入档案盒,并填写盒内目录、备考表。盒内目录包括:文件序号、责任者、名称、图纸号、页号、时间、备注等。备考表包括:保管单位内份数、张数、立卷人、检查人签章、时间等。存档的档案盒应采

用无酸纸制作,310mm ⅹ220mm (长ⅹ宽),盒脊厚度为20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm 等。

8. 建设项目档案的保管期限、秘级确定及查阅审批权:公司密级分为两级:重点商业技术秘密;一般商业技术秘密。保管期限分为三种:永久、长期、短期。档案的查、借阅、涉密资料及审批权限:一般商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人同意签字和科技项目部主要负责人同意签字,报送公司总工程师审批。查(借)阅对象, 原则上为公司与资料有直接工作关联的在岗员工,不外借,只限于在档案室查阅;重点商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人和科技项目部负责人同意签字,报请公司总经理或副董事长审批。查(借)阅对象原则为直接参加该项目工作的主要人员,不外借,只限于在档案室查阅。

9. 凡是查阅、借阅人员均应办理查、借阅审批登记手续,特殊需要查(借)阅的,时间以领导批准限定的时间为主。对违反以上规定的人员将按照用工合同和公司有关规定处理,对造成公司经济和其它损失的将根据国家有关法律法规处理。档案的查阅及审批权限, 详见《档案管理规定》。

10. 建设项目文件材料的归档范围见《建设项目归档范围保管期限表》

5.4.7 设备仪器(7)类档案管理规定

1. 本规定规定了设备仪器文件材料的形成、积累、整理、归档管理与要求,本规定适用于江苏恒神纤维材料有限公司设备仪器档案管理。

2. 设备仪器文件材料的规档范围:指设备仪器在设计、采购、安装、调试或本公司设计形成的具有保存价值的文件材料,都应立卷归档,归档文件必须齐全、完整、成套、系统。

3.归档文件的整理:归档案卷的要求:案卷内文件材料的排列、案卷的编目、案卷的装订、卷皮和卷内表格的规格及其制成材料的质量,执行 GB/T 11822-2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》和DA/T 28-2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理范》。修改补充图纸的要求:专业技术人员在修改内容较少时, 可直接在图面上“扛改”或“刮改”,并在修改处标注“修改标记”;修改内容较多时, 应另出新图,原图作废。

4. 归档文件的编号:凡归档的文件材料,应做到线条字迹清楚,纸质优良,签署完备,图纸不装订,按GB/T 10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》, 采用手风琴折叠方法,统一折叠成A4图幅(210mmⅹ297mm) ,图要朝里折叠,图标栏露在右下角。归档文件应按卷,逐页编写页号。已有页码的图册不再重新编页号,页号的位置在文件右下角,背面在左下角。并要求在每张图纸的右上角空白处加盖档号-序号章。

5. 文件的装订:归档文件要拆除金属物,文件左边25 mm采用三孔一线装订。归档文件用纸幅面尺寸采用国际标准,A4型(长ⅹ宽 297m mⅹ210 mm)。

6. 归档文件的编目:应依分类方案和排列顺序逐件编号。每卷都要加封面,封面上的相关内容包括:立档单位全称、全宗号、年度、保管期限、档号、机构等。

7. 档案的装盒:将归档的文件、图纸等,按卷号顺序装入档案盒,并填写盒内目录、备考表。盒内目录包括:文件序号、责任者、名称、图纸号、页号、时间、备注等。备考表包括:保管单位内份数、张数、立卷人、检查人签章、时间。 存档的档案盒应采用无酸纸制作,310mm ⅹ220mm (长ⅹ宽),盒脊厚度为20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm 等。

8. 设备仪器档案的保管期限、秘级确定及查阅审批权:公司密级分为两级:重点商业技术秘密;一般商业技术秘密。保管期限分为三种:永久、长期、短期。档案的查、借阅、涉密资料及审批权限:一般商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人同意签字

和科技项目部主要负责人同意签字,报送公司总工程师审批。查(借)阅对象, 原则上为公司与资料有直接工作关联的在岗员工,不外借,只限于在档案室查阅;重点商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人和科技项目部负责人同意签字,报请公司总经理或副董事长审批。查(借)阅对象原则为直接参加该项目工作主要人员,不外借,只限于在档案室查阅。

9. 凡是查阅、借阅人员均应办理查、借阅审批登记手续,特殊需要查(借)阅的,时间以领导批准限定的时间为主。对违反以上规定的人员将按照用工合同和公司有关规定处理,对造成公司经济和其它损失的将根据国家有关法律法规处理。档案的查阅及审批权限, 详见《档案管理规定》

10. 设备仪器文件材料的归档范围见《设备仪器(7)归档范围》

5.4.8 会计(8)档案管理规定

1. 本规定规定了会计档案的整理内容和方法、归档管理等,本规定适用于江苏恒神纤维材料有限公司会计档案的管理。

2. 会计文件材料的归档范围与编号:会计档案是指公司在经济管理等活动中形成的重要史料和证据,具有保存和利用价值的,经过整理的归档文件。归档文件的整理要求是指立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕应作为会计类归档保存的各种纸质文件材料,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值。便于保管和提供利用。

3. 归档会计文件的整理方法:(1) 会计凭证的整理:会计凭证按形成时间和凭证号顺序组卷, 每卷厚度不超过40mm 。会计凭证封面的各项内容要填写齐全,并签章。凭证卷脊要填写全宗号、目录号、案卷号、年度、凭证号、存档的会计凭证盒应采用无酸纸制作,260mm ⅹ130mm (2)会计帐簿的整理:装订帐簿按原样立卷,不重新装订。每卷厚度不超过30mm ,活页帐簿要去掉活页夹和空白页,封面要贴方标签,方标签内容包括:立档单位全称,帐簿名称,时间,保管期限,件号及页号,会计处理号,全宗号,目录号,案卷号。归档文件的编号:归档的会计帐簿应按卷逐页编写页号,已有页码的不再重新编页号,页号的位置在文件右上角,背面在左上角。年度以4位阿拉伯数字标识如:(2008),文件的形成时间以8位阿拉伯数字标识如:2009-01-16

4. 会计文件的装订:归档文件要拆除金属物,文件左边25 mm 采用三孔一线装订。归档文件用纸幅面尺寸采用国际标准,A4型(长ⅹ宽 297m mⅹ210 mm)

5. 会计档案的目录号以凭证号为主,每2000卷左右凭证号为一个目录号,从2007年、从“1”开始排列财务档案目录号。

6. 会计归档的文件的排列依分类方案每年在全宗下排4个一,逐件编号。如:2009年 凭证 1、2、3„„ 账簿 1、2、3„„ 报表 1、2、3„„ 其它 1、2、3„„

7. 档案的装盒:将归档的文件,按卷号顺序装入档案盒,并填写盒内目录。盒内目录包括:件号、责任者、题名、时间、页号、备注、整理人、检查人等。 存档的档案盒应采用无酸纸制作,310mm ⅹ220mm (长ⅹ宽),盒脊厚度为20mm 、30mm 、40mm 、50mm 、60mm 等。

8. 公司财务部负责本部门职能范围内形成的应归档会计文件管理工作,并要求保持

文件的齐全、完整。在办理完毕隔年以后,办理归档手续,由财务部门编制纸质、电子移交目录一式两份,移交目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297㎜×210㎜)。交接时经清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,移交目录各执一份。

9. 档案的销毁与鉴定:由公司成立档案鉴定领导小组,主管领导任组长,对保管期限已满的会计档案进行鉴定和销毁。

10. 档案保管期限分为五种:永久、25年、15年、5年、3年。

会计(8)类档案的归档范围详见《会计(8)归档范围保管期限表》

5.4.9 人事(9)类档案管理规定

1. 本规定规定了人事档案整理的内容和方法及归档管理要求,本规定适用于江苏恒神纤维材料有限公司人事档案的管理。

2. 人事档案是记述和反映员工个人经历和社会实践活动的真实记录,是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人员的主要依据,是具有保存价值,经过整理的重要的人事档案。

3. 人事档案的整理:立卷归档的人事材料必须认真鉴别类目,做到材料真实,文字清楚,手续齐备,材料经人力资源部审核后移交归档,经档案员整理立卷后归档保管。

4. 归档人事材料的编号:应按每大类逐页编写页号,页号的位置在文件右上角,背面在左上角。

5. 人事材料的装订、编号及装盒:归档文件要拆除金属物,文件左边25 mm 采用三孔一线装订。归档文件用纸幅面尺寸采用国际标准,A4型(长ⅹ宽 297mmⅹ210 mm) 。人事档案应依分类方案和排列顺序逐卷编号。档案的装盒:将归档的人事档案,按卷号顺序装入档案盒,存档的档案盒应采用无酸纸制作,310㎜ⅹ220㎜(长ⅹ宽),盒脊厚度为20mm 、30mm 、40mm 等。

6. 人力资源部负责本职能范围内人事材料的形成及归档工作,并要求保持人事材料的齐全完整,在办理完毕后按要求向公司档案室移交归档,并严格办理移交手续一式两份。

7. 人事档案的借阅:人事档案不外借,只限人力资源部人员利用,特殊需要借阅的由人力资源部负责人签属意见方可借阅。人事档案的归档范围详见《人事(9)档案归档范围》

5.4.10 特殊载体档案管理规定

1. 本规定规定了特殊载体档案的形成、积累、整理、归档管理与要求,本规定适用于江苏恒神纤维材料有限公司特殊载体档案管理。

2. 特殊载体档案包括证书、奖状、奖牌、奖杯、题词、锦旗、摄像、照片、光盘、可移动磁盘等。是公司重要活动的历史真实记录,应由档案室集中统一保管。

3. 照片档案的整理及归档

3.1 照片的文字说明应由摄像者或承办单位负责编写,归档的照片、底片的说明要完整准确,底片与照片的影像要相符。

3.1.1 照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。(1)事由:照片影像所反映事件、事物;(2)时间:事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间;(3)地点:被拍摄物所在的具体地点:(4)人物:照片影像上主要人物的姓名、身份;(5)背景:对揭示照片影像主题具有一定作用的背景;(6)摄影者:照片的拍摄单位和拍摄人。

3.1.2 照片的文字说明编写要求

一般应以照片的自然张为单位编写说明。一组(若干张)联系密切的照片应加一个总说明。综合运用六要素,概括揭示影像所反映的全部信息;文字要简洁、一般不超过50字;时间表示:例:2009-04-16

3.1.3 单张照片的书写要求,格示为:

档号/底片号 摄影时间

照片文字说明 摄影者

3.1.4 照片档案的归档

3.1.4.1 归档范围:凡是反映本公司重要职能活动、具有查考利用价值的照片,都应收集齐全,向档案室移交归档。

3.1.4.2 归档时间及要求:拍摄人或承办单位在照片冲洗加印后,及时将照片、底片、文字说明向档案室移交归档。

3.1.4.3 归档手续:照片档案归档时,

由拍摄人或承办单位填写移交目录一式两份,

交接双方对照实物核实无误后,在移交目录上签字,各执一份。

3.1.5 照片档案的组卷

照片在全宗内按年代-问题组卷。芯页的规格为297mm ×210mm 。

3.1.6 照片档案应编写卷内目录和备考表。

3.1.7 照片档案的分类按年度-载体类型-问题分类, 档号由全宗

号+年度代号+Z类型问题代号+案卷顺序号组成:

其结构形式为:XXX- XXXX- Z1-XXX

XXX- XXXX- Z2-XXX

XXX- XXXX- Z3-XXX

问题代号设置为3类:Z1生产建设类、Z2外事类、Z3其他类

4 摄像带、光盘、可移动磁盘的整理与归档

4.1 归档的摄像带、光盘、可移动磁盘一般以单盘(盒)为单元编写文字说明(即案卷题名),由录制人或承办单位编写。每一盘(盒)为一卷,由同一事件形成的多盘(盒),要编写总的专题说明。文字说明的内容包括事由、事件、地点、人物(姓名、职务)、背景和制作者等要素。在总说明范围内的每盒摄像带要编写简单的分说明。

4.2 归档范围:凡是反映本公司重要职能活动具有查考利用价值的摄像带、光盘、可移动磁盘,都应收集齐全,向档案室移交归档。

4.3 归档的磁性载体文件必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测,运转正常,无病毒,清洁,无划伤,确保文件的完整性和内

容的准确性。归档的电子文件移交详见归档电子文件移交、接收检验

登记表。

4.4归档手续:归档时,由录制人或承办单位填写移交目录一式两份,交接双方对照实物核实无误后,在移交目录上签字,各执一份。

4.5归档的摄像带、光盘、可移动磁盘的分类编号

光盘档号为:全宗号+年度代号+Y1载体类型代号+案卷顺序号组成:其结构形式为:XXX- XXXX- Y1 -XXX

可移动磁盘:档号由:全宗号+年度代号+Y2载体类型代号+案卷顺序号组成:其结构形式为:XXX- XXXX- Y2 -XXX

摄像带:档号:全宗号+年度代号+Y3载体类型代号+案卷顺序号组成:其结构形式

为:XXX- XXXX- Y3-XXX

5 实物档案的整理与归档

5.1 实物档案的归档

5.1.1 归档范围:凡是反映公司重要职能活动具有查考利用价值的实物档案,都应收集齐全,向档案室移交归档。

5.1.2 归档要求:承办单位在接到实物档案后,连同文字说明及时向档案室归档。

5.1.3 归档手续:归档时,由承办单位填写移交目录一式两份,交接双方对照实物核实无误后,在移交目录上签字,各执一份。

5.2 实物档案的整理

实物档案分类为证书(S1)、奖状(S2)、奖牌(S3)、奖杯(S4)、题词(S5)、锦旗(S6)等。

5.3 实物档案的编号 即:按年度-实物类型和件号组成

证书:档号为:全宗号+年度代号+S1实物类型代号+件号组成:

其结构形式为:XXX- XXXX-S1-XXX

奖状:档号为:全宗号+年度代号+S2实物类型代号+件号组成:

其结构形式为:XXX- XXXX-S2-XXX

奖牌:档号为:全宗号+年度代号+S3实物类型代号+件号组成:

其结构形式为:XXX- XXXX-S3-XXX

奖杯:档号为:全宗号+年度代号+S4实物类型代号+件号组成:

其结构形式为:XXX- XXXX-S4-XXX

题词:档号为:全宗号+年度代号+S5实物类型代号+件号组成:

其结构形式为:XXX- XXXX-S5-XXX

锦旗:档号为:全宗号+年度代号+S6实物类型代号+件号组成:

其结构形式为:XXX- XXXX-S6-XXX

5.4.11 档案查借阅利用管理规定

1. 根据《档案法》,《江苏恒神档案管理规定》特制定了档案查借阅利用管理规定。

2. 凡本公司职工均可查借阅其工作职责范围内的档案材料,应先登记后方可查办理借

阅手续;如超出本部门业务范围的,应经综合管理部主任同意后,再经有关直接领导的副总经理批准,方可办理查借阅手续。

3. 秘级档案的查借阅及审批权限:一般商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人同意

签字和科技项目部主要负责人同意签字,报送公司总工程师审批。查(借)阅对象, 原则上为公司与资料有直接工作关联的在岗员工,不外借,只限于在档案室查阅;重点商业技术秘密档案, 必须由部门主要负责人和科技项目部负责人同意签字,报请公司总经理或副董事长审批。查(借)阅对象原则为直接参加该项目工作的主要人员,不外借,只限于在档案室查阅。凡是查阅、借阅人员均应办理查、借阅审批登记手续,特殊需要查(借)阅的,时间以领导批准限定的时间为主。对违反以上规定的人员将按照保密制度和公司有关规定处理,对造成公司经济和其它损失的将根据国家有关法律法规处理。档案的查借阅及审批权限, 详见附件2:《密级档案借用、查阅、复印审批表》。

4. 外单位人员因工作需要查借阅本公司档案的,须持单位介绍信,并要写明利用目的、

范围和方式,根据利用性质的批准权限,经综合管理部主任同意,公司分管领导或副总经理批准后方可办理查借阅手续。

5. 一般档案的借阅不超过5天,用后及时归还档案室,对不按期限归还或丢失的,应

按《保密法》和公司有关法规,进行处理。

6. 借阅人应爱护与妥善保管档案材料,阅卷时严禁吸烟。不得在档案上圈点、划线、

折叠、涂改,更不得私自转借、裁剪、拆卷等污损档案的行为,如有上述行为者,应视情节给予一定的处罚。

7. 借阅人必须严格执行《保密法》,做到不泄密,不擅自复印和摘抄机密档案。复制一

般性档案材料,须经档案人员同意,与利用所查内容无关的档案不得复制。

8. 归还档案时,档案人员清点并确认无误后方能签收,如发现档案损坏,泄密等,应

及时向有关领导汇报,并按有关规定妥善处理。

5.4.12 档案鉴定销毁管理规定

1. 根据《档案法》,《江苏恒神档案管理规定》特制定了档案鉴定销毁管理规定。

2. 根据国家档案局规定,编制了我公司档案保管期限表,并定期进行鉴定。档案鉴定

分为归档鉴定和销毁鉴定两种。

3. 归档资料鉴定由档案部门领导、工作人员和归档部门领导、技术人员在移交归档材

料时进行。归档材料经鉴定后,应及时登记归档;不经鉴定,归档材料不得登记归档。

4. 销毁鉴定应根据档案保管限定期组织鉴定。销毁鉴定应按档案的不同性质,组成由

公司领导担任组长,由法务、财务、技术、生产、工程、综合管理部等有关部门和档案管理人员及有关人员参加的档案鉴定领导小组,共同对其进行鉴定。

5. 对立卷归档时清理出不需要归档的文件材料应当销毁部分,应当由综合管理部经理

鉴定签章,董事长/总经理批准,方可销毁。

6. 对到期档案,应重新鉴定其保存价值,对仍有一定保存价值的文件材料,应另行抽

出立卷或合卷并归档。

7. 销毁财务档案必须组成财会档案鉴定领导小组,鉴定造册后由财务部、综合管理部

签章,董事长/总经理签字后方可销毁。

8. 组织销毁经鉴定批准销毁的档案时,应严格执行保密制度,必须由两人负责在指定

地点监销,监销人要在销毁清册上签字,销毁清册应立卷归档,永久保管,作为档案查考依据。

5.4.13 档案库房管理规定

1. 根据《档案库房技术管理暂行规定》(国档发[1987]19号) 的要求, 特制定本规定。

2. 档案库房管理贯彻“以防为主,防治结合”的原则,采取防火、防盗、防尘、防虫、

防潮、防霉、防有害生物、防光。库房窗户用遮光窗帘,灯选用白炽灯,使档案避免光的危害。档案库房是机要部门,查档人员在阅档室阅档,未经允许批准,任何人不得私自进入档案库房查档。

3. 每天监测档案库温湿度,记录温湿度的变化。库房内配有空调、去湿机等设备,库

房温度应控制在14-24℃(±2℃)之间,湿度控制在40-60%(±5%)之间。档案柜内应投放有效的防虫、防霉变制剂,每半年更换一次。

4. 对入库的档案,应定期检查,确保无灰尘、无虫害、无霉变。

5. 库房内配备消防器材,严禁烟火,杜绝一切火种。

6. 档案柜架排列合理、美观、标示清楚。

7. 定期对库藏档案进行清理核对,做到帐物相符,存毁有据。

8. 定期检查档案的安全保管状况,对破损或变质的档案应即时修补、复制或做其他技

术处理。

9. 库房内应保持清洁,档案管理人员定期对库房进行清扫,每天下班离开库房必须关

门落锁,切断电源,做到人走电断。

5.4.14 档案资料保密管理规定

1. 根据《中华人民共和国保守国家秘密法》以及江苏恒神纤维材料有限公司制定的《保

密工作实施办法(暂行)》要求, 特制定本规定。

2. 公司档案室应根据保密委员会的有关规定及时对各类和各种载体的档案进行划密、

解密工作,并向公司保密委员会报告备案。秘级划分标准确定为两级:重点商业技术秘密和一般商业技术秘密。秘级档案原则上不准复印或摘抄,确因工作需要复印时,必须经主管公司领导批准。详见。

3. 档案人员必须严格执行《保密法》,不发生档案的失、泄密事件,不向任何人谈及

秘级档案的内容。

4. 个人使用的一切秘密文件、笔记本、表册不得擅自带回家中或交他人,档案部门负

责定期回收。

5. 对违反本规定,造成泄密事件的,应立即采取补救措施并及时报告有关领导,视情

节给予行政处分,直至追究刑事责任。