企划案撰写与公文写作

第十二讲 企划案撰写与公文写作

企划案的撰写

对企划案的认知

企划案是一个比较时髦的名词，是现代企业管理的一个术语。很多企业都有专门的企业策划部，所以对于秘书而言，并不需要做专门的企划书，但是帮助上司做一些简单的策划书则是秘书不可推卸的职责，比如部门要举办一次促销活动，秘书就应撰写促销的策划案。事实上，开展任何一个活动，都需要进行策划，只是有的形式和过程比较简单，有的比较复杂罢了。

【举例】

如果要开一个小店面，首先要进行商圈的选择，进行财务预算和资金周转的估算，确定客户群，而这些都需要进行评估，此外，对于获利点在哪里，毛利、税前净利、税后净利分别有多少，需要什么配备，人员怎么安排等，都要在企划案里逐条写下来。

在电视里看到的各种各样的广告片，每个广告片的诞生都是从写企划案开始的，企划案写好之后，由总负责人将工作分配出去，之后再开始撰写脚本，然后大家讨论脚本，觉得可行才能拍成一个短短十几秒钟的广告片。人们看到的只是最后精美的广告片，像撰写企划案等前期工作是看不到的，但是没有这些前期工作，就没有后面的成果。

企划案的撰写要点

企划案到底应该怎样写才能达到预期的效果？下面以举办促销宣传活动为例，说明企划案的组织格式。

1．主题及副题的拟定

一个优秀的企划书首先要有一个准确的主题，人们常常可以在报纸上看到一篇文章非常醒目的大标题，然后下面有一个副标题说明文章的大致内容，做企划案也是如此。例如在情人节做促销手表的企划书，可以把主标题定为“真心真意

表真情”，这样既能吸引别人的注意，又能和手表的主题联系在一起，那个表达的“表”就是手表的“表”，用手表来表达真情，可以吸引人们购买手表作为送给情人的礼物，然后副标题可以与公司联系起来，比如公司名为时代公司，可以用“时代新款手表送给您，让另一半满心欢喜”，从而用副标题与主题相互照应。

2．企划目的

企划的目的自然是赚钱，不能把企划目的写成为了服务社会大众，这是虚伪的，一个企业的最终目的当然是为了赚取利润，否则早就倒闭了，所以“为了提升公司的营运目标，达到利润的收益”是比较适当的表达。

3．企划商品

举办促销活动所宣传的商品就是企划的商品，比如举办过年节庆的促销，过年的时候人们一般都喜欢呼朋引伴的去逛商场，这时应节商品，像糖果、玩具等将最为畅销。

4．企划对象

每一个商品都有特定的顾客群，例如玩具的顾客群是孩子，巧克力的顾客群是年轻人，针对特定的顾客群，企划案应有所不同，所以要先确定企划的对象，让企划能够锁定对象群。

5．企划内容

企划内容是整个企划案的重要部分，对于促销而言，就是要采取什么样的促销手段和促销形式。比如促销巧克力，首先应强调包装，因为很多巧克力都是买来送人的，所以在促销的时候应提供免费的包装服务，然后推出套装组合，也就是礼盒装，可以让顾客直接赠送。

现在的促销方式多种多样，最常见的就是赠送礼品，比如顾客买100元的商品，商家就赠送一个小巧的打火机，如果买两个礼盒，就赠送一幅保暖手套等等，我们可以选择适合自己商品的促销方式。

6．企划目标

在企划案里，应确定预计的目标，比如在过年时搞促销，每天能有多大客流量，相对的营业额为多少？假设一天销售额为2万元人民币，活动期是7天，那么这次促销的目标营业额就是14万元。

7．活动场合

活动场合的选择也是企划案的一个主题，要选择合适的场所来做促销，是在自己的专卖店里？还是在百货公司的柜台？或者搭建专门的促销棚？选择活动场所要综合考虑商品的特点、经费预算、季节气候等因素，如夏天可以搭建露天的宣传台，而冬天则最好选择在室内。

8．活动日程

企划案里必须注明活动的时间与期限，从什么时候开始？到什么时候结束？比如在我国，几个盛大的节日———“五一”、“十一”、“春节”一般都是7天左右，这是商家的黄金时段，一般商家都要锁定这段时间进行大规模的促销活动。

9．店面装饰

有时在做促销的时候，应对店面进行相应的装饰。比如过年的时候，大家都喜气洋洋，所以店面也应装饰的很喜庆，可以在店里、店外贴上“福”字，挂上彩球、彩练，播放欢快的音乐，营造一个喜庆祥和的气氛，从而吸引顾客。

10．宣传

企划案里还应该制定具体的宣传方案，现在的宣传方式很多，要根据具体情况选择最适合的宣传方式。如前面确定了14万元的目标营业额，如果选用电视广告进行宣传，仅仅是广告费就要5万元，肯定不可行，如果选择报纸广告，也不是很经济，这时可以请一些工读生，在路口派发宣传的广告单。

11．营运计划

营运计划是整个企划案执行的动力，其内容包括人员的安排、器材的配备等。在人员安排方面，除了工读生以外，还要有现场的销售人员，而且需要几个销售人员进行轮班，如何轮班，如何分组等都需要在企划案里进行阐明。

此外，在过年过节期间，百货公司的销售人员拿的是双倍工资，这样费用在无形中就增加了，所以人员的配备很重要。

12．企划成效

当前面的步骤都完成之后，还要估算最后的收益，例如7天促销一共获得14万元的营业额，那么扣掉成本，可能有10万元的毛利，但是这10万元的利润当中，还包括百货公司的提成、广告费用、管辖费用、税金等等，等到这些都扣除了，剩下的才是纯利润，这个利润应达到企划的目标成效。

13．做企划案时的注意事项

在做企划案的时候，应注意以下两个方面：

使用图线来说明

在做企划案的时候，应尽量用图像、曲线来形象地说明问题，例如计算前面所说的14万元营业额的纯利润时，可以用曲线图来呈现数据，用蓝色表示盈收，红色表示支出，这样毛利和纯利就能一目了然。

执行企划案的时间

在制定好企划案之后，要控制它的执行时间，如果太早，会造成人力、物力、

资源的浪费，如果太晚，又赶不上预定的时间。以过年促销为例，如果农历年在

1月20号过年，那么企划案在1月10号以前就应该制作完毕，在10号左右应开始执行，所有的文稿要定案，所有宣传单应设计完毕，送到印刷厂，印刷后交给工读生，这些动作一环接着一环，其中一个耽误了，后面的工作都要往后延，所以一定要掌握好时间。

公文写作技巧

1．公文的分类

公文一般可以分为两类：密件公文和一般的公文。密件公文上面有一个秘章，表示这是机密文件，机密文件的抬头必须要写某某人亲启，亲启意味着只有本人才能拆启，就是秘书也不能代劳，所以秘书在收到这样的信时要把信件交给上司本人；一般性的公文是用来传递平常的信息的，例如某某公司举办活动，寄上一份公函，邀请大家到公司来参观等。

2．公文写作的原则与注意事项

在写作公文的时候，有一些注意事项需要了解：

公文结构严谨、主题明确

公文的结构要严谨，主题不能过多，一个公文尽量只有一个主题，如果主题太多，就会使接到公文的人不知道哪个是重点，哪个是非重点。所有的公文都要简明扼要，而且要采用条例式的格式，明确地指出自己的主旨是什么，目的是什么，内容是什么。

【举例】

一家企业要举办新春酒会，发邀请函给各个业内同行，邀请函的格式简短，内容非常明确，第一，诚恳邀请各公司的总经理莅临指导，共享喜庆；第二，公司准备了明年的新产品样本，要赠送给来宾，所以请各位准时参加。

用词得当

公文格式简短，更要注意用词得当，平常多学习一些成语，正所谓“话不在多”，有时候一个成语就可以完全表达我们要说的一大段话，所以多用成语可以让公文简短有力。

使用正确的提称语

如果公文是呈交给上级单位的，提称语要用“呈”，例如要送到政府机构的公文，信函上要注明“呈交某某单位”；如果公文是平行发送或者发到下级单位，那么提称语用“函”。标头的提称语不可以弄错，如果给政府单位的公文上写着函，就是对主管单位的不尊重了。

3．公文的格式

一般的公文具有固定的格式，主要包括版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、附注、抄送及印发时间。刚开始学习写公文的时候，可以参考以下范例，写了几次之后，就会熟能生巧，很快做到流畅化、规格化了，然后再在文笔上下一番功夫，就能写出很好的公文来。

【本讲小结】

本讲介绍了企划案的撰写与公文写作。首先，讲解了对企划案的认识，指出企划案的存在范围和作用；然后，以举办促销宣传活动为例，说明了企划案的组织格式，一一讲解了企划案的12个组成部分的要求，并提出了做企划案的两个注意事项，即使用图表说明和掌握执行时间；最后，介绍了公文写作的技巧，包括公文的分类、公文的写作原则与注意事项、公文的格式简表三个部分。一位优秀的秘书应具备全面的素质与技能，写作就是其中最重要的能力之一，专业秘书一定要有意识地锻炼自己的文笔，写出最完美的报告与公文。

【心得体会】

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