文书管理制度

*****文书管理制度

第一章 总则

第一条 文书是机关工作不可缺少的工具。文书管理是机关管理工作

中一项重要工作。

第二条 公文撰写与制作是一项政策性、思想性、业务性很强的工作，

必须按照政策、业务性质、工作要求规范撰写，同时要发扬

实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

第三条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室专

门文秘人员办理。

第四条 公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。

第五条 本*****公文处理参照《国家机关公文处理办法》执行。

第二章 公文种类、格式与行文要求

第六条 本*****公文种类主要为：

1．命令。*****领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

2．决定。*****领导机关对重要事项和重大行动作出决策和安排的指导性公文。

3．意见。本*****上级机关对下级机关指导工作的公文。

4．公告、通告。公告是本*****机关、团体向公众宣布重要事项

的告知性文件。通告是在一定范围内公布事项的告知性文件。

5．通知。向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

6．通报。在一定范围内表彰先进，批评错误，传达事项或告知性文件。

7．报告。下级机关向上级机关汇报工作的陈述性公文。

8．请示。下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

9．批复。答复下级请示事项的指示性公文。

10．函。机关之间办理日常公务的交往性公文。

11．会议纪要。记载会议情况和精神，用以公布或传达的纪实性文件。

12．规定。是机关、团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。

第七条 对公文格式的一般要求应包括：标题、主送单位、正文、附

件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、

主题词等。

1．公文的标题应当准确，简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

2．向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

3．发文时间。以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签

发的日期为准。

4．本*****公文字号应包括单位代号、年号、顺序号（例：沪科*****发（2001）001号）。几个单位联合发文，只标明主办单位的公文编号。

5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。

6．收、发文单位应写单位全称或规范化简称。，联合发文，应将主办单位排列在前。

7．公文一律从左至右横写横排。

第八条 公文纸一般用16开，在左侧装订。

第九条 对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。

第十条 对市政府及政府各部、委、办、局，对市局处室的请示或

报告，与不相隶属单位协商工作等。用行政名义行文。

第十一条 内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司、研究设计

院或部门名义行文。分公司、研究设计院各部门不得联合

行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。

第十二条 各单位一般不得越级行文，因特殊情况，必须越级行文的，

应当抄报越过的单位。

第十三条 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同

时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交

办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。

第十四条 按分级管理的原则，本*****行文原则上只发到部门、管理

有限公司和研究设计院。

第十五条 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

第三章 公文收文处理程序

第十六条 收文处理。一般包括：签收、拆封与登记；分发与传阅；

拟办、批办与承办；催办、查办与注办。

1．上级或有关方面发来的机要件、挂号函件、电报、信件、资料等，均由文秘人员统一签收、拆封、登记。

2．承办人员应根据文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

3．需传阅的文件，承办人员应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅。领导人之间不应直接横向传递，应以文书人员为中心进行轮幅式传递，不能脱离文书人员自行横传，以免积压或传失。

4．凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。

原则上办理急件应在3天内答复并退回文件，一般办理件一周内应办理并退文件，最迟不能超过15天。需要研究不能马上处理的，也要书面或口头简要回复。

5．加强公文催办查办、注办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本*****发出的需落实办理文件，要认真督促、催办。催办要明

确范围、限时落实。根据不同情况，可采取口头催办、明确范围、限时落实。根据不同情况，可采取口头催办、电话催办和书面催办。*****内各部门、下属公司和研究设计院对收到需贯彻落实的文件，要将执行情况及时反馈。

凡涉及大政方针的落实，或经领导批示授权的事项要进行立项查办。查办结果要写出汇报材料及时反馈；文书经办人员要把公文办理的情况和结果，在文件处理单上作简要的注办说明，注明“已复文”、“已阅”、“已摘记”等字样。

6．领导或有关工作人员参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交回办公室文秘立卷归档。

第十七条 发文处理。一般包括：拟稿、审核与签发；核发、缮印与

校对；用印、登记与分发。

1．草拟公文要求：

（1） 公文拟稿要符合党和国家的方针、政策、法律、法规，情况属

实，观点鲜明，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

（2） 文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，计量单位必须使用

国家法定的标准计量单位，数字除必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（3） 草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文

面应保持整洁，凡文面凌乱不清的应重新清稿。

（4） 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第

二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

2．公文审核。本*****文稿在送领导审批签发以前，对公文的内容和体式进行全面审核和检查。审核由办公室负责人或专职秘书人员负责进行。

审核的重点是：是否需要行文、公文内容、文字表述、文种使用、格式是否符合有关规定。

3．公文签发。公文草稿一经签发，即为公文的定稿，可据以生效。

以*****的名义发出的公文，要由*****领导签发，凡属一般性业务、事务性工作的公文，由*****分管该项工作的领导签发。凡属重大问题或涉及面较广的问题，由*****主要领导签发。几个单位联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关单位领导会签。

签发人要对公文进行严格审阅修改，并对签发的公文内容和文字表述的正确性负完全责任。签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。

4．公文的核对、缮印、校对。公文签发后，由办公室分工文秘人员进行复核，并确定发文字号，分送单位和印刷份数。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。尽量避免未项无正文，如无法避免，应按规定格式注明“此页无正文”字样。

校对要以原稿为准，非承办人不能擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后打字员没有改正的，由打字员负责。

5．用印、登记与封发。公文用印必须以审核签发好的公文原稿

为依据，核对无误后才得用印。用印要端正、清晰、不得模糊歪倒，上不压正文，下要骑年盖月。两个以上单位联合下发的公文，各单位都要加盖印章。公文用印一定要与制发单位的名称相一致。公文用印要核实份数，超过份数不得盖印。

一切发出的文件，均应进行登记，登记要填写《发文登记簿》。 对发出的文件要认真进行检查分装，信封书写要准确无误、封口要封实。装封后应及时发送。

第十八条 公文办理完毕后，要及时送交有关人员整理立卷，不得私

自保存应归档的文件。

第四章 文件管理

第十九条 要专人负责文书处理管理文件，加强相关人员的保密

教育。严禁将机密或重要文件带往公共场所或家中。文件

传递、使用过程中，必须办理登记、签收、注销手续。

第二十条 各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、

照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必

须由承办人收集齐全、分类整理，移交文书或有关人员核

对整理，按规定送交档案室归档，各部门、各经办人不得

逾期自行留存应该归档的文件。